司法部办公厅关于严格规范公证员助理管理有关问题的通知

司法部办公厅（2005 年7月7日）司办通【2005】第48号

各省、自治区、直辖市司法厅（局），新疆生产建设兵团司法局：
近年来，随着公证业务的发展，公证人员数量不断增加。然而，一些地方的公证处、公证员违反公证员必须亲自办理公证事务的规定，随意指派或容许公证员助理独自办理公证事务，或由其“借用”公证员签名章出具公证文书。这些问题扰乱了公证法律服务秩序，影响了公证的权威性、合法性。为了规范对公证员助理的管理，严格依法办理公证事务，经部领导同意，现就有关问题通知如下：

一、公证是一种国家授权行为，国家规定了严格的公证员准入条件和任免程序，公证员必须亲自办理公证事务。公证处、公证员均无权委托公证员助理履行公证员职责。公证员助理不得独立开展业务、出具公证书。
二、公证员助理协助公证员办理公证事务的范围包括：解答有关业务咨询；指导当事人填写公证申请表，接受公证当事人委托代书申办公证的有关材料；审核公证当事人的资格及其提交的证明材料、制作谈话笔录；调查取证；立卷归档；其他公证事务辅助工作。
公证员助理协助公证员办理公证事务，要严格遵守国家法律法规和《公证程序规则》等规定，不得泄露知悉的国家秘密 当事人的商业秘密和个人因素；不得私自收取公证费或索取、收受当事人财物；不得以给付回扣等不正当手段争揽公证业务；不得有其他违反法律、法规和规章的行为。
三、各级司法行政机关应切实加强对公证员助理的管理。发现公证处、公证员、公证员助理有违规行为的，应责令公证处限期改正；对违规的公证员应给予相应的处分；对违规的公证员助理，应根据性质、情节，责令公证处给予包括暂停协助办证或调离工作岗位在内的处理。对公证员助理的管理工作不到位、给公证工作或当事人造成严重损失和后果的，还要追究主管司法行政机关有关的责任。
执行过程中有何问题，请及时报告。

（转自广州公证管理在线网站）